Wie reagieren Sie auf ein flaches « Hallo », wenn sie angesprochen werden von einer Person, die Sie nicht auf Anhieb kennen? Gar nicht ? Hängt es davon ab wie die Person es sagt oder an was machen sie ihre Reaktion fest ?

Wie ist es wenn Sie einen Brief erhalten ohne persönliche Anrede oder gar ein Email, die Sie mit „Hallo“ oder „Sehr geehrter Herr/sehr geehrte Frau“ reduziert als Anrede. Spricht Sie das an? Öffnen Sie überhaupt den Brief? Wahrscheinlich nur wenn der Brief persönlich an Sie adressiert ist, sonst wird er wohl schnell ungelesen in der Altpapiertonne entsorgt.

Die meisten Firmen haben das längst raus. Die persönliche Anrede am Telefon oder im Schriftverkehr ist eine normale Praxis. Wie steht es jedoch mit unseren Ämtern und Ministerien?

Als frischgebackene Selbstständige hatte ich in den letzten Monaten einen regen Kontakt mit sämtlichen Ministerien und Ämtern und wurde bei jedem neuen Kontakt etwas perplexer: Dieser unpersönliche Service sei es am Telefon oder auch beim Email und Briefkontakt wurde in allen Ämtern praktiziert.

In allen Fällen ging dem Briefwechsel oder E-mailkontakt ein persönliches Gespräches voraus. Das ließ mich jetzt nur zu einem Schluss kommen, dass der Gedanke KUNDENSERVICE noch nicht in der Kommunikation unserer Ministerien/Kammern und Ämtern angekommen ist. Dabei nimmt er weder mehr Zeit, noch ist er kompliziert.

4 kleine Schritte die große Wirkung zeigen:

  • Im persönlichen Gespräch: bei Anträgen oder informativem Gesprächen, achten Sie auf den Namen ihres Kunden und reden Sie die Person im Gespräch mit ihrem Nachnamen an.
  • Beim Telefonat: wenn die Person am Anfang den Namen gesagt hat und Sie ihn nicht notiert haben, einfach im Gespräch  mit „wie war nochmals ihr Name“ hinterfragen. Wiederholen Sie ihn dann beim Abschluss des Gespräches.
  • Beim Briefwechsel: die Person mit Titel und Nachnamen ansprechen.
  • Beim E-mail: je nach Formalität, Hallo + Nachname, sehr geehrter Herr/Frau… bitte immer den Namen nennen.

Bei allen 4 Kontakten die mit persönlicher Anrede getätigt werden, fühlt sich die Person anerkannt und angenommen. Letztendlich arbeiten wir alle füreinander und jeder kann auf seine Weise zu etwas mehr Menschlichkeit im beruflichen Kontakt beitragen. Sie werden merken, dass es zudem auch noch gut tut, wenn Sie eine positive Reaktion erhalten, und die wird sicher nicht lange auf sich warten lassen.